Приказ об опечатывании помещений

Как правильно опечатать дверь, чтобы проконтроливать несанкционированное проникновение в помещение?

1 способ. C помощью бумаги и печатей.

Самым простым способом опечатать помещение является опечатывание дверей с помощью бумаги и печатей. Этот способ наименее затратный, так как заказывать специальные устройства не потребуется. Лучше всего его использовать при опечатывания помещения на длительное время.
Чтобы опечатать дверь этим способом, необходимо вырезать из листа бумаги полоску размером примерно 5х20 см. Затем поставить на полоске 3-4 оттиска печати организации и подпись ответственного лица. Бумажная печать клеится на запертую дверь. В случае проникновения в помещение бумаги будет порвана.

Заказать печати организации

2 способ. C помощью пломбиратора и проволоки.

Опечатывания дверей с помощью пломбиратора и свинцовых пломб — один из самых распространенных способов. Он отлично подойдет для ежедневного опечатывания помещения. Для этого заказывается пломбиратор с индивидуальным оттиском, проволока, свинцовые или пластиковые пломбы. На опечатываемую дверь устанавливаем ушки. Затем закрыв дверь, продеваем в ушки проволоку. Концы проволоки вставляем в отверстия в пломбе и завязываем их. Берем пломбиратор и сильно зажимаем пломбу между тисками: на пломбе остается оттиск пломбиратора. В случае несанкционированного проникновения повреждается пломба.

Заказать пломбиратор с гравировкой
Заказать пломбировочную проволоку

3 способ. С помощью пластилина и пломбира под пластилин.

Для опечатывания помещения можно использовать металлическую печать — пломбир под пластилин с оттиском, а также плашки и пластилин для опечатывания. В плашку выводятся две нити. Одна нить прикрепляется к двери, другая — к дверному косяку. Протащив нити через специальные отверстия в плашке, наносим на них пластилин и делаем поверх оттиск металлической печатью.

Заказать пломбир под пластилин
Заказать пластилин для опечатывания

4 способ. С помощью опечатывающего устройства «под нить» и пломбира под пластилин.

Вместо подвесной плашки можно использовать универсальные опечатывающие устройства «под нить». Устройство крепится на дверной косяк с внешней стороны помещения. Опечатывание производится также при помощи нити, пластилина и металлической печати.

Заказать опечатывающее устройство «под нить»

5 способ. С помощью штока и пломбира под пластилин.

Чтобы опечатать дверь с помощью откидного или задвижного штока понадобится пломбир под пластилин. В этом случае опечатывание происходит без нити. На запертую дверь накидывается или надвигается шток, сверху на шток накладывается слой пластилина, поверх которого наносится оттиск металлической печатью.

Заказать шток

И Н С Т Р У К Ц И Я
об охранном режиме
1. Общие положения
1.1. Охрана ОБЪЕКТА обеспечивается путем технической укрепленности и
оборудования здания средствами охранной сигнализации, организацией поста охраны,
опечатывания помещений, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища.
1.2. Все помещения архива оборудуются средствами охранной сигнализации.
Общая охрана здания осуществляется в круглосуточном режиме дежурными бюро пропусков, место дислокации поста охраны определяется в специально оборудованном хол-
ле, при входе в здание.
1.3. Не реже двух раз в год производится обследование технической укрепленности здания архива, о чем составляется акт, в котором указываются недостатки и сроки по
их устранению; ежемесячно производится проверка средств охраны, о чем делается спе-
циальная запись в оперативном журнале, в котором указывается время и дата проверки и
выявленные нарушения и сбои в работе средств охраны.
2. Организация поста охраны
2.1. Пост охраны архива организуется в помещении у главного входа в здание и
оборудуется в соответствии с нормативными требованиями службы охраны.
2.2. Дежурные бюро пропусков осуществляют охрану архива в соответствии с
графиком дежурств, утвержденным директором, должны знать распорядок работы, тре-
бования настоящей инструкции и обеспечивать их соблюдение.
2.3. На пост охраны передаются образцы удостоверений, постоянных и времен-
ных пропусков с подлинными подписями, слепки с печаток, письменные разрешения на
вынос документов и почтовой корреспонденции, перечень помещений, оснащенных
средствами охранной сигнализации, список лиц, осуществляющих сдачу их под охрану
и опечатывание, с указанием их служебных и домашних телефонов и адресов, а также
список служебных и домашних телефонов и адресов руководителей архива, список теле-
фонов аварийных служб города и района.
1 — далее архив
2
3. Порядок сдачи помещений под охрану, их опечатывание и снятие с
охраны
3.1. Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыва-
нию подлежат архивохранилища, служебные кабинеты и помещения, в которых времен-
но хранятся документы Архивного фонда РФ (в том числе читальный зал, технические
помещения, фотолаборатория, помещение ксерокопирования), а также материальные
ценности, оргтехника, аварийные и запасные выходы из здания архива.
3.2. Опечатыванию подлежат сейфы, в которых хранятся выданные для работы
архивные документы, учетный и научно-справочный аппарат к архивным фондам.
3.3.Перечень служебных кабинетов, помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу их под охрану и опечатывание, утверждается приказом
директора архива.
3.4. Все сотрудники архива, работающие с документами, в конце рабочего дня
обязаны убрать с рабочих столов архивные дела, учетный и научно-справочный аппарат
к архивным фондам и поместить их в специально отведенные сейфы или запирающиеся
шкафы или сдать в архивохранилище.
3.5. Должностные лица, осуществляющие сдачу архивохранилищ под охрану и
их опечатывание, обязаны:
3.5.1. Не позже, чем за два часа до закрытия государственного архива проверить
работоспособность средств охранной сигнализации с записью результатов проверки в
специальном журнале. При обнаружении неисправности проинформировать службу
охраны и руководство архива и не покидать архив до устранения неисправности и пере-
дачи под охрану в установленном порядке.
3.5.2. В конце дня, за 30 мин. до окончания работы архива, проверить помещение
архивохранилища, чтобы в нем не остались сотрудники, были выключены источники
электроосвещения, закрыты все окна и двери. После проведенных вышеперечисленных
мероприятий закрыть и опечатать архивохранилище.
3.5.3. Положить ключи от архивохранилища в специальный пенал и, опечатав его,
передать дежурному отдела обеспечения сохранности и госучета архивных документов
(дежурство осуществляют по очереди заведующие архивохранилищами и ответственные
хранители фондов).
3.6. Дежурный отдела обеспечения сохранности и госучета архивных документов
обязан:
3.6.1. За 30 минут до окончания рабочего дня подняться в архивохранилище № 5,
принять опечатанный пенал с ключами, при этом, проверить входные двери в архивохранилище, правильность установки печати и четкость ее оттиска, отключение электроосвещения в архивохранилище.
3.6.2. Аналогично принять опечатанные пеналы с ключами от архивохранилищ
№№ 4, 3, 2, 1.
3
3.6.3. Поместить опечатанные пеналы с ключами от архивохранилищ в сейф,
находящийся на посту охраны и, в присутствии дежурного бюро пропусков, опечатать
сейф и передать ключ от него дежурному бюро пропусков, сделав при этом специальную
запись в оперативном журнале.
3.7. По окончании рабочего дня ответственные за архивохранилища закрывают
рабочие комнаты и в присутствии дежурного бюро пропусков устанавливают под сигнализацию архивохранилища и рабочие комнаты посредством индивидуального кода, с
указанием времени включения сигнализации.
3.7.1. Каждое архивохранилище имеет индивидуальный секретный код сигнализации, сообщать который кому-либо из сотрудников или посторонних лиц строго воспрещается. Несоблюдение данного правила влечет за собой строгую административную
ответственность.
3.8. При снятии архивохранилищ с охраны должностные лица, ответственные за
их сохранность, обязаны:
3.8.1. В начале рабочего дня получить от дежурного бюро пропусков пенал для ключей, при этом проверить, не нарушена ли печать на нем. Проверить и снять архивохранилище с сигнализации посредством специального кода, о чем сделать запись в оперативном журнале.
3.8.2. Получить ключи от рабочей комнаты под роспись в оперативном журнале
дежурного бюро пропусков. Проверить целостность печатей на входной двери в рабочий
кабинет, целостность дверного замка. Открыть рабочую комнату.
3.8.3. Проверить целостность печати на входной двери в архивохранилище, после
чего распечатать его.
3.8.4. При обнаружении повреждения замков дверей, печатей и т.д. не вскрывая
архивохранилища, вызвать дежурного бюро пропусков, начальника отдела обеспечения
сохранности и госучета архивных документов, начальника отдела материально-
технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания здания, зам.директора (главного хранителя фондов) для составления акта в установленном порядке.
3.9. Опечатывание и сдача под охрану служебных кабинетов и других помещений
производится должностными лицами в соответствии с приказом директора.
3.10. Выдача печатей должностным лицам, определенным приказом директора,
производится начальником отдела материально-технического обеспечения, эксплуатации
и обслуживания здания под расписку в специальном журнале.
3.11. Должностные лица, получившие металлические печати, несут персональную
ответственность за их сохранность.
3.12. При опечатывании служебных кабинетов и других помещений необходимо
проверить, чтобы были закрыты окна, выключены источники электроосвещения, обесто-
чены компьютеры и др. электроприборы.
4
3.13. Ключи от служебных кабинетов, подлежащих опечатыванию, а также дру-
гих объектов, ежедневно в конце рабочего дня сдаются под роспись на пост охраны и
помещаются в специальный закрывающийся шкаф.
3.14. В нерабочие и праздничные дни, опечатанные пеналы с ключами от архивохранилищ, шкаф с ключами от рабочих кабинетов и средства сигнализации передаются
по смене дежурному бюро пропусков. О любой сработке сигнализации или непредви-
денном случае (отключении света, воды и т.д.) делается специальная запись, с указанием
причины и времени сработки. При срабатывании сигнализации в архивохранилище сообщается по телефону заместителю директора архива (главному хранителю фондов),
начальнику отдела обеспечения сохранности и госучета архивных документов, при их
отсутствии любому административному лицу архива для принятия неотложных мер.
3.15. Наряду с рабочим комплектом ключей, в государственном архиве в обяза-
тельном порядке имеется еще один полный комплект ключей от всех архивохранилищ
(входные двери и пожарные выходы) с соответствующими бирками, которые хранятся в
специальном сейфе у зам.директора (главного хранителя фондов). Запасные ключи от входных дверей к служебным кабинетам сотрудников хранятся в специальном сейфе у начальника отдела материально-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания здания.
Один комплект ключей от входных дверей в соответствии с приказом директора
хранится вне помещения архива.
3.16. Дежурные бюро пропусков, осуществляющие охрану здания, обязаны:
3.16.1. По окончании работы архива, после приема всех ключей, проверить пра-
вильность опечатывания служебных кабинетов, рабочих комнат архивохранилищ и других помещений, чтобы в них не остались сотрудники, были выключены источники электроосвещения, закрыты все окна и двери.
О результате проверки делается специальная запись в оперативном журнале.
3.16.2. После проведенных вышеперечисленных мероприятий не позже 1820 по-
ставить приборы охранной и пожарной сигнализации в режим автоматического включения.
3.16.3. Следить за работоспособностью внутренних коммуникаций и систем. Информировать руководство и принимать меры по ликвидации случившихся сбоев в работе
коммуникационных систем и оборудования внутри здания. При возникновении аварий-
ной ситуации вызвать аварийную службу по телефону 112
или пожарных по телефону 0-1.
4. Пропускной режим
4.1. Пропускной режим государственного архива устанавливается директором в
соответствии с требованиями настоящей инструкции.
5
4.2. Установление пропускного режима предусматривает недопущение проник-
новения в архив посторонних лиц, исключает вынос архивных документов и материальных ценностей, невозможность проноса в здание посторонних предметов.
4.3. Сотрудники архива, вышестоящих архивных органов и архивных служб го-
рода и края, работники фельдсвязи проходят в здание государственного архива только
через пост охраны по служебным удостоверениям (постоянным пропускам установленного образца), посетители – по специальными временным и разовым пропускам и спискам.
4.4. Граждане, обращающиеся за справками, проходят в установленное время в
стол справок государственного архива без пропусков через пост охраны по предъявлению документа, удостоверяющего личность (паспорт, пенсионное или служебное удо-
стоверение), после регистрации в оперативном журнале.
4.5. Оформление и выдачу пропускных документов осуществляет специально
назначенное приказом директора должностное лицо.
4.6. Служебные удостоверения (постоянные пропуска) выдаются каждому вновь
поступившему на работу, сотруднику на основании приказа директора о его назначении
на должность. При увольнении удостоверения (постоянные пропуска) сдаются и уничтожаются.
4.7. Доступ читателей в читальный зал архива осуществляется в установленное
время по разовым или временным пропускам действительным на срок работы с архивными документами, но не более чем на один календарный год, выдаваемых в установленном порядке после получения исследователем разрешения на работу в читальном зале
и действительным по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего
личность.
4.8. Студенты-практиканты, руководители их производственной практики допускаются в архив по временным пропускам, спискам, заверенным учебным заведением и
подписанным ответственным работником архива, а также по временным пропускам, оформленным на период прохождения практики в соответствии с приказом директора, с
предъявлением студенческого билета, паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
4.9. Сотрудники учреждений, предприятий, организаций, другие посетители ар-
хива проходят в здание по разовым пропускам, действительным в течение одного рабочего дня при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
4.10. Оформление разовых пропусков производится на основании письменных
заявок директора архива или его заместителей, начальников отделов сотрудником, ответ-
ственным за выдачу пропускных документов, с указанием фамилии, имени, отчества посетителя и номера комнаты сотрудника, к которому направляется посетитель.
6
4.11. Ответственный за выдачу пропускных документов выдает пронумерованные
пропуска посетителям под расписку при предъявлении паспорта или документа, его заменяющего.
4.12. Разовые пропуска отмечаются начальником структурного подразделения,
куда направляется посетитель, и сдаются при выходе из здания на посту охраны дежурному.
4.13. В отдельных случаях (проведение заседаний научного совета, ЭПК, методической комиссии, конференции, совещания и т.п.) пропуск в здание архива осуществляется по спискам, утвержденным руководством архива, при предъявлении паспорта или
другого документа, удостоверяющего личность. Списки лиц, участвующих в мероприятии, предоставляются на пост охраны заблаговременно.
4.14. Пропускные документы предъявляются при выходе из здания сотруднику
охраны в развернутом виде.
4.15. Передача пропускных документов другому лицу запрещается.
4.16. За потерю или небрежное хранение пропускных документов на сотрудников
архива налагается дисциплинарное взыскание, исследователи могут быть лишены на
определенный срок права работы в читальном зале архива.
4.17. Не допускается пропуск в помещения архива исследователей и других посетителей с сумками, портфелями и т.д. Вещи оставляются на посту охраны в специально
отведенном для этого месте.
4.18. Запрещается проносить в здание архива магнитофоны, диктофоны, видео-
магнитофоны, персональные компьютеры, сканеры, множительные аппараты, кинокамеры и фотоаппараты. При необходимости работы в помещении архива на перечисленной
аппаратуре оформляется специальное разрешение руководства государственного архива.
4.19. По окончании рабочего дня дежурный бюро пропусков сверяет корешки
пропусков (передаются ему сотрудником, ответственным за оформление пропускных документов) с возвращенными пропусками, все ли посетители, про
пущенные по разовым пропускам и спискам, покинули помещение государственного архива, и возвращает пропуска сотруднику, ответственному за выдачу разовых пропусков и
списков. Использованные пропуска хранятся в течение года, затем уничтожаются по ак-ту.
4.20. Сотрудники имеют право находиться в помещении государственного архива
только в течение рабочего дня, кроме дежурных работников отдела материально-
технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания здания, график работы которых, утвержденный руководством, хранится на посту охраны. В случае аварии сотрудники специализированных служб могут заходить в здание архива в сопровождении руководства или ответственных работников архива.
Разрешение на работу после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные
дни оформляется специальным распоряжением руководства архива.
4.21. При выходе из здания государственного архива сотрудники обязаны пока-
зать содержимое своих сумок, портфелей представителю охраны.
4.22. Вынос из здания архива документов Архивного фонда РФ и научно-
справочного аппарата к ним, а также книг из научно-справочной библиотеки осуществ-
ляется только по специальным пропускам, подписанным директором архива или его за-
местителем, выдаваемым в установленном порядке. Пропуск на вынос материальных
ценностей подписывается также бухгалтером архива. Указанные пропуска сдаются на
пост охраны и регистрируются в установленном порядке.
4.23. Вынос почтовой корреспонденции архива разрешается ответственным за
этот участок работы сотрудникам, определенным их должностными обязанностями, по
их служебным удостоверениям.
4.24. Художественная литература, авторские рукописи, конспекты, диссертации,
принадлежащие исследователям архива и не относящиеся к документам Архивного фон-
да РФ, выносятся из архива без пропусков.
5. Порядок въезда (выезда) автотранспорта на территорию архива
5.1. Любой автотранспорт сотрудников архива может быть допущен на его территорию только по разрешению руководства архива.
5.2. Автотранспорт организаций и предприятий, осуществляющих ремонтные или
строительные работы, автотранспорт аварийных служб города допускается на территорию архива по специальному распоряжению администрации.
5.3. Любой транспорт, въезжающий (выезжающий) на территорию архива, под-
лежит визуальному осмотру.
5.4. Ключи от въездных, а также аварийных ворот хранятся на посту охраны в
специально отведенном для этого месте.
5.5. Выдавать ключи от ворот посторонним лицам строго запрещается.
5.6. Право на открытие ворот имеют дежурные сотрудники отдела обслуживания
здания и руководство архива.
8
6. Порядок доступа в архивохранилище архива
6.1. В архивохранилища архива имеют право доступа заведующий хранилищем, а
также сотрудники данного хранилища, определенные приказом директора для проведения работ, связанных с организацией хранения документов и выдачей-подкладкой дел.
Все остальные работники архива, а также работники технических служб допускаются в
архивохранилища только в присутствии заведующего или лица, его заменяющего.
Уборка архивохранилищ производится в соответствии с графиком, утвержден-
ным директором архива в присутствии ответственного хранителя данного архивохранилища.
6.2. Посетители архива могут допускаться в архивохранилища только с разрешения руководства архива.
6.3. Двери архивохранилища в течение рабочего дня, если там временно не про-
изводятся работы, должны быть закрыты на ключ, который должен находиться в специально отведенном для этого месте.
6.4. Вскрытие архивохранилища при отсутствии заведующего или лица его заменяющего, осуществляется в случаях крайней необходимости комиссией, назначенной
директором архива, с составлением акта в установленном порядке.

  • Лидеры продаж
  • Номерные индикаторные пломбы
  • ЗПУ для Ж/Д транспорта
  • Самоклеящиеся пломбы и ленты (СУ-наклейки)

  • Индикаторы и регистраторы внешних воздействий
  • Индикаторы времени и температуры
  • Системы защиты груза и транспортная упаковка
  • Пломбы специального назначения
  • ЗПУ
  • Сейф-пакеты и сумки с системой опломбирования
  • Средства нанесения и контроля скрытой маркировки
  • Почтовые пакеты
  • Браслеты контроля посетителей
  • Пломбираторы и пломбы
  • Инструменты
  • Устройства для опечатывания дверей
  • Пеналы, боксы, бирки для хранения ключей
  • Знаки, таблички
  • Шпильки и метизы
  • Башмаки горочные
  • Прочее

Опечатывание дверей: общая информация

Для сохранения материальных ценностей, денежной массы и документов повсеместно применяется опечатывание. Использование защитных приспособлений для этих целей позволяет установить факт несанкционированного проникновения, а иногда и время нарушения, что значительно упрощает выявление злоумышленника.

Особую важность это имеет в том случае, если хищение произошло в учреждении с действующей пропускной системой. Опечатывание помещений выполняется ежедневно, а ключи сдаются под охрану.

Пломбирование происходит по внутреннему распоряжению руководящего состава. Наибольшую категорию объектов опечатывания составляют двери комнат, в которых хранятся:

  • различные материальные ценности;
  • специальное оборудование;
  • оборудование для лабораторий;
  • средства спецзащиты;
  • холодное, травматическое и огнестрельное оружие;
  • документация;
  • денежные средства.

Иногда пломбированию подлежат помещения, которые более не используются или используются крайне редко.

Сфера применения

Опломбирование дверей широко распространено не только в банковском деле или финансовых учреждениях. Средства опечатывания приобретаются для:

  • медицинских учреждений, в которых хранятся лекарства строгой отчетности (наркотические, психотропные и т.д.);
  • НИИ с научными лабораториями;
  • компаний и предприятий, имеющих высокочувствительную сверхточную аппаратуру;
  • стратегических объектов;
  • концернов, применяющих в своей деятельности секретные разработки или экспериментальное оборудование.

Также пломбируются комнаты в учебных заведениях в период экзаменов, во время каникул или по особому распоряжению руководства.

С этой целью применяются различные защитные приспособления, в число которых входят:

  • пластиковые и металлические номерные пломбы;
  • задвижной и откидной штоки;
  • плашки подвесные;
  • устройство для замочных скважин;
  • устройство «Ревиласил».

На каждом предприятии или учреждении устанавливаются собственные правила опечатывания помещений. Часто они зависят от рода деятельности, внутреннего распорядка, наличия охраны, типа сигнализации и других факторов.

Сперва создается приказ руководителя, в котором указываются:

  • помещения, подлежащие опломбированию;
  • причины, побудившие к опечатыванию данных комнат;
  • виды применяемых пломб, сроки, порядок процедуры;
  • фамилии и должности людей, которые отвечают за выполнение распоряжения.

Иногда, в зависимости от того, какие ценности охраняются, составляется акт опечатывания. В нем отражаются объекты, к которым ограничивается доступ, а также лица, имеющие право работать с ними.

Как правильно опломбировать помещения?

Особенности выполнения опечатывания зависят от типа используемых пломб. Тем не менее, можно выделить несколько общих этапов работы с ними:

  1. Для начала необходимо подготовить саму пломбу и сопутствующие товары (пломбир, нить и т.д.), если таковые требуются.
  2. Проверить помещение. Окна должны быть наглухо закрыты, все приборы выключены.
  3. Закрыть дверь на замок.
  4. Выполнить опечатывание согласно типу пломбы.
  5. Зафиксировать время пломбирования в специальном журнале.
  6. Ключи сдать под охрану в открытом или закрытом виде (в тубусе).

Если существует надобность в составлении акта, при котором должны присутствовать лица, ответственные за ценности, это следует сделать до опломбирования дверей.

Для того чтобы понять, как правильно составляется акт опечатывания помещений, можно использовать образец. На каждом предприятии существует бланк такого документа и правила оформления. Перед тем как заполнить его, рекомендуется ознакомиться со всеми нормативными требованиями.

Соблюдение установленных правил пломбирования дверей поможет не только сохранить материальные ценности, размещенные в комнате, но и избежать личной ответственности за их хищение или порчу. Ведь нередко неправильное применение защитных приспособлений наказывается штрафами, не говоря уже о риске предстать перед судом в случае более ощутимых последствий.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *