Прием на работу сотрудника без ИНН и СНИЛС

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 14 октября 2016 г.

Содержание журнала № 21 за 2016 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Данные об ИНН работников надо указывать в персонифицированной отчетности и в отчетности по НДФЛ. За их неверное указание организацию могут оштрафовать. В связи с этим компании при приеме на работу новых сотрудников требуют у них актуальное свидетельство о присвоении ИНН (о постановке на налоговый учет). Но это незаконно.

Перечень документов, необходимых для устройства на работу, небесконечный

В Трудовом кодексе установлен закрытый перечень документов, которые надо предъявить работодателю при приеме на работуст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или на условиях совместительства);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании — при поступлении на работу, требующую специальных знаний.

В отдельных случаях по законодательству требуется предъявление дополнительных документов. Однако свидетельство о присвоении ИНН в общем случае не входит в перечень ни основных, ни дополнительных обязательных документов. Это свидетельство работник должен представлять только при поступлении на государственную гражданскую службу для заключения служебного контрактаподп. 6 п. 2 ст. 26 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

Поэтому нельзя ни требовать предъявления свидетельства о присвоении ИНН при приеме на работу, ни отказать в приеме на работу по причине отсутствия такого свидетельствач. 3 ст. 65 ТК РФ.

ИНН-свидетельство на старую фамилию действительно

Иногда при приеме на работу человек представляет свидетельство о присвоении ИНН, где указана его прежняя фамилия. К примеру, женщина вышла замуж и сменила фамилию. Конечно, соответствие прежней фамилии настоящей легко подтвердить свидетельством о браке. Однако поскольку фирме придется указывать ИНН работницы в отчетности, надо, чтобы он соответствовал именно ее новой фамилии. Что делать?

Во-первых, уже ясно, что организация не может отказать в приеме на работу из-за того, что в свидетельстве о присвоении ИНН указана старая фамилия. Ведь, как мы уже разобрались, свидетельство можно было вообще не приноситьст. 65 ТК РФ.

Во-вторых, надо понимать, что такое свидетельство — действующее. Ведь недействительным оно может быть признано лишь в двух случаяхп. 37 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.11.2009 № 114н:

  • <или>выдано новое свидетельство;
  • <или>указанный в свидетельстве ИНН признан недействительным.

Серии и номера свидетельств, признанных недействительными, размещаются на сайтах региональных управлений ФНС.

В-третьих, организация не должна требовать от работницы получения нового свидетельства о присвоении ИНН. Конечно, по собственному желанию при смене фамилии каждый гражданин может получить новое ИНН-свидетельство — для этого нужно подать в инспекцию по месту жительства новое заявление о постановке на учетп. 36 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.11.2009 № 114н. Сделать это можно и через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Однако ни в НК, ни в Порядке присвоения ИНН нет обязательного требования об обращении в налоговые органы за оформлением свидетельства на новую фамилиюст. 23 НК РФ; Порядок, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@. Не предусматривает этого и действующая форма свидетельства о постановке физлица на налоговый учетформа № 2-1-Учет, утв. Приказом ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@.

В-четвертых, смена фамилии изменения самого ИНН не влечетп. 16 Порядка, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@. Так что даже если работница обратится за новым свидетельством, то номер ИНН в нем будет указан прежний.

О смене фамилии граждан налоговики должны оперативно узнавать от отделения ЗАГСа. Ведь оно обязано сообщить налоговым органам о регистрации брака в течение 10 рабочих днейп. 3 ст. 84, п. 3 ст. 85 НК РФ. А органы внутренних дел должны в течение 5 рабочих дней сообщить в инспекцию о выдаче нового паспортап. 3 ст. 84, пп. 3, 8 ст. 85 НК РФ. Получив такие сведения, налоговый орган должен внести в свою базу изменения и привязать ИНН работницы к ее новой фамилии.

Разбираемся с указанием ИНН в отчетности

Проверить, учтена ли в реестре налоговиков смена фамилии работника, можно, к примеру:

  • с помощью сервиса «Узнай свой/чужой ИНН» на сайте ФНС России;
  • попросив у работника распечатку начальной страницы из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС.

***

Учтите, что если вы в форме 2-НДФЛ укажете ошибочный ИНН, старую фамилию работника или другие неактуальные персональные данные, вашу организацию могут оштрафовать — 500 руб. за каждую справку с недостоверными даннымип. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515, от 16.02.2016 № БС-3-11/590@.

Такой же штраф — 500 руб. за ошибку в одном ИНН — грозит организации при представлении СЗВ-Мст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Вопрос:

Могу ли я, как работодатель, сам направить запрос в ФНС и ПФ РФ о предоставлении нанятому сотруднику ИНН и СНИЛС? Или же он должен сначала сам все оформить, а только потом я могу принять его на работу?
Ответ:
Вы может принять на работу сотрудника, у которого нет ни ИНН, ни СНИЛС.

Затем, организация как работодатель может направить документы в ПФР для получения СНИЛС для сотрудника после того, как примет его на работу.
Порядок получения СНИЛС работодателем подробно рассмотрен в справке (см. пункт 2 Если сотрудник оформляется на работу впервые).
А вот относительно ИНН, то такой документ организация для сотрудника запросить в налоговой не вправе.
Отсутствие ИНН у работника не может служить препятствием для принятия его на работу. Данный документ работник обязан предъявить работодателю только в том случае, если он у него имеется (он его ранее получил).
Отмечу, что отсутствие ИНН никоим образом негативно не скажется при сдачи отчетности организацией-работодателем, как налоговым агентом, и у работодателя нет необходимости требовать от работника получения ИНН.
В отчетности по НДФЛ и при его уплате указывается ИНН работодателя, который перечисляет НДФЛ как налоговый агент.
Свидетельство о постановке на учет гражданин получает только если он обращается за получением ИНН самостоятельно. Для этого необходимо представить в налоговую инспекцию по месту жительства заявление по форме № 2-2 Учет.
При необходимости, сотруднику за получением свидетельства нужно обратиться в ИФНС по месту постоянной прописки. В случае невозможности личного обращения гражданина в ИФНС по месту прописки можно направить заказным письмом (с уведомлением о вручении) заявление по форме N 2-2-Учет и нотариально заверенную копию паспорта с отметкой о регистрации по месту жительства. А вот получить свидетельство о постановке на учет можно только при личном посещении ИФНС по месту жительства (месту прописки) гражданина.
Т.о. ИНН не является обязательным документом при приеме на работу и сроков когда сотрудник должен его получить тоже нет, он его может не получать вовсе. Поэтому Вы можете смело начислять и выплачивать такому сотруднику зарплату и перечислять в бюджет НДФЛ с нее в налоговую инспекцию по месту регистрации организации.

Актуально на дату 23.06.2015 г.

Уважаемая Дарья!

Для заключения трудового договора наличие ИНН не обязательно. Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации при заключении трудового договора лицо, поступающее на работупредъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Требовать представления иных документов, не предусмотренных законодательством, запрещается. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе не является обязательным документом для заключения трудового договора.
Ваш работодатель, как налоговый агент, также не должен беспокоиться по этому поводу. Письмом МНС России от 27 февраля 2001 г. № БГ-6-12/169@ разъяснено, что в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в налоговый орган налоговой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) по причине его отсутствия.
Но получить ИНН все же рекомендуется.
С уважением,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *