Как написать служебную записку: примеры и образцы

Журналы РОД «За права военнослужащих» > > 2005 г. > № 12
В данной статье хотелось бы проанализировать те основания, которые реализуются по инициативе командования, так как в практике наиболее часто возникают различные вопросы относительно применения таких оснований перевода военнослужащих.
В частности, автор остановится на вопросах, связанных с переводом военнослужащих к новому месту службы по служебной необходимости, в порядке продвижения по службе и в связи с плановой заменой.
1. Пункт 2 ст. 15 Положения предусматривает, что военнослужащий, проходящий военную службу по контракту, может быть переведен к новому месту службы по служебной необходимости с назначением на равную воинскую должность.
Перевод данного военнослужащего к новому месту военной службы с назначением на равную воинскую должность производится без его согласия, за исключением следующих случаев:
а) при невозможности прохождения военной службы в местности, куда он переводится, в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии;
б) при невозможности проживания членов семьи военнослужащего (жена, муж, дети в возрасте до 18 лет, дети-учащиеся в возрасте до 23 лет, дети-инвалиды, а также иные лица, состоящие на иждивении военнослужащего и проживающие совместно с ним) в местности, куда он переводится, в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии;
в) при необходимости постоянного ухода за проживающими отдельно отцом, матерью, родным братом, родной сестрой, дедушкой, бабушкой или усыновителем, не находящимися на полном государственном обеспечении и нуждающимися в соответствии с заключением органа государственной службы медико-социальной экспертизы по их месту жительства в постоянном постороннем уходе (помощи, надзоре).
В теории и практике возникает вопрос толкования словосочетания «служебная необходимость». В действующем законодательстве о порядке прохождения военной службы нет легального определения данного понятия.
Что такое «служебная необходимость», каковы критерии «служебной необходимости» и кем они определяются?
В соответствии с Русским толковым словарем необходимость есть «невозможность обойтись без чего-либо».
Служебная необходимость представляет собой объективно возникающие обстоятельства, с которыми законодательство о порядке прохождения военной службы связывает наступление определенных правовых последствий по изменению служебно-правового положения военнослужащих, в частности по перемещению военнослужащих из одной воинской части в другую.
Непосредственно из формулировки рассматриваемого основания перевода следует, что он правомерен постольку, поскольку необходимость в нем имеет служебный характер, вызвана интересами службы. Причем то, что такая необходимость существует реально, следует из соответствующего акта органа военного управления, например директивы. С учетом этого переводом по служебной необходимости может быть признан, в частности, перевод в целях укомплектования воинских должностей в формируемой воинской части или соединении, перевод при передислокации всей воинской части и соответственно всего личного состава части.

В связи со служебной необходимостью, подтвержденной соответствующими документами, работник учреждения отзывается из отпуска и направляется в служебную командировку. При этом он вылетает в место командирования из места его нахождения в отпуске и возвращается (после завершения служебного задания) из нее туда, откуда вылетел в командировку. Вправе ли учреждение в этой ситуации в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно?

Согласно положениям ст. 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему, в частности, расходы на проезд. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Командировочные затраты при исчислении налога на прибыль относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом к командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ.

Таким образом, при отзыве в связи со служебной необходимостью работника учреждения из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки — возвращении обратно в место проведения отпуска, с учетом обоснованности расходов, учитываемых в целях гл. 25 НК РФ, учреждение вправе включить в состав прочих расходов расходы на проезд работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.

Аналогичную точку зрения по данному вопросу высказал Минфин (Письмо от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545).

С. Крючков,

ведущий советник Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина РФ

Анонс программы «Практические методы определения служебных функций и мотивирующая оценка персонала»

1. ЧТО ТАКОЕ СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ?

Никакая стратегия фирмы ничего не стоит, если ее не удается «провести» через всю организационную структуру компании. Главным инструментом конкретизации стратегии на всех уровнях организации является механизм определения служебных функций подразделений и работников. Мало кто из руководителей умеет делать это качественно, и мало кто видит, какой огромный управленческий ресурс содержится в решении этой непростой задачи.

Наверное, в практике любого руководителя встречались такие ситуации, когда он интересовался кадровыми документами и, в частности, просил принести ему положение о какой-то службе или отделе организации, и подчиненные долго не могли его найти. Да, дескать, писали, но вот куда-то делось, потом найдется. Причина такой небрежности одна — эти документы практически никому не нужны, ни для кого не представляют ценности. К ним просто незачем обращаться, поскольку они совершенно бессодержательны. А почему же их все-таки составляют? Чаще всего по двум причинам: то ли надо готовиться к сертификации по ISO (а там положения об отделах и должностные инструкции требуются категорически), то ли страх перед всевозможными проверками, санкциями, судебными спорами и т.п. В этом случае главный мотиватор в работе над этими документами — защита от государства, конфликтных сотрудников, судов. Из этого как бы следует, что никакой управленческой ценности эта работа не имеет. Очень распространенное заблуждение.

В организации должно действовать правило: мы все друг другу клиенты, и каждое подразделение должно найти себе клиентов и работать на них, «продавая» им те «продукты», которые они запрашивают.

Осмысливая опыт управления организациями, можно дать следующее определение служебной функции. Служебная функция — это общефирменная цель, переведенная на уровень подразделения или сотрудника. Иначе говоря, функция есть вклад подразделения или сотрудника в достижение целей фирмы.

Обычно служебные функции определяются в терминах процессов, действий, а не продуктов или результатов работы. Это естественно, когда авторами такого рода документов добровольно или принудительно оказываются сами исполнители. Более того, они заинтересованы в обтекающих формулировках в виде сфер или процессов деятельности, ни к чему конкретно не обязывающих. Эти формулировки указывают на средства, а не продукты, которыми могут воспользоваться их внутренние клиенты. В самом деле, кто из внутренних клиентов «купит» контроль, координацию, ответственность и т.п.?

Другими словами, здесь мы имеем дело с перечнем действий, а не с продуктами, которые этими действиями порождаются.

При определении служебных функций подразделений и работников необходимо взять за основу принцип: не человек подбирается под функцию, а функция выстраивается под человека.

Грамотное определение служебных функций — это сложный, творческий процесс. При этом должны учитываться самые разнообразные факторы, такие, как цели фирмы, специфика должности или подразделения, условия деятельности, личностный потенциал работника.

2. ДВА МЕТОДА ОПРЕДЕЛЕНИЯ ФУНКЦИЙ

Наиболее распространенный сейчас метод определения служебных функций — описательный, который сводится к перечню действий работников. Такой метод дает возможность подробно описать заданный круг прав и обязанностей, но у него есть два серьезных недостатка. Во-первых, такой перечень редко может быть полным, а значит порождает реакцию работника в отношении того, что «не входит в мои обязанности». Во-вторых, выполнение перечисленных функций совсем не означает их результативность, т.е. все предписанное может делаться, а цели при этом не достигаются.

Эти недостатки можно преодолеть путем перехода от описательного к продуктному методу, когда функция работника или подразделения определяется через требуемый продукт деятельности. Иначе говоря, функции должны быть ориентированы на конкретный вклад в решение задач организации как целого.

В этом случае на фирме объявляется своеобразный «внутриорганизационный рынок», на котором каждый работник должен производить что-то такое, что найдет спрос у кого-то из других работников фирмы. То есть продуктный метод предполагает понятие «внутреннего клиента», которому каждое подразделение и его сотрудники должны поставить некоторую услугу как условный товар, рассчитанный на потребности данного «клиента». В качестве внутреннего клиента может выступать вышестоящий руководитель, смежное или иное подразделение компании. При этом внутренний клиент может согласиться на предлагаемый товар, но может и отказаться от него, или потребовать изменить его по своему усмотрению, либо заказать его другому подразделению или работнику. Те подразделения и работники, чьи продукты деятельности, «товары» не нашли своего внутреннего клиента, считаются лишними — они не нужны данной организации.

Главное, что дает такой метод определения служебных функций, — последовательность в постановке и передаче общеорганизационных целей на все уровни организационной иерархии, а также по горизонтали — между взаимосвязанными подразделениями и работниками. Одновременно достигается максимальное сближение, состыковка целей и действий работников и подразделений с целями организации и ее руководителей. Кроме того, такие функции становятся контролируемыми, а их исполнение — проверяемым.

Сформированные таким методом служебные функции могут быть встроены в тексты положений о подразделениях, должностных инструкций и контрактов с работниками. Полученные формулировки совсем не обязательно имеют юридическую силу, скорее, это моральный контракт руководителя с подчиненным. Формулирование в продуктном выражении необходимо для того, чтобы как можно точнее объяснить руководителям и работникам, чего от них хочет фирма.

Не будем судить строго и описательный метод определения служебных функций, записанных в положении о подразделении или должностной инструкции. Многие руководители дорожат своим правом перечислять те действия, которые должен совершать их подчиненный при выполнении своих функций. Почему нет? Надо только видеть и понимать вспомогательную роль таких перечней действий. Определение служебных функций становится мощным управленческим ресурсом именно тогда, когда оно производится в продуктном выражении.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ И МОТИВАЦИЯ

Служебные функции работников должны быть крепко связаны с их мотивацией. Почему одних служебных функций недостаточно, чтобы соединить цели и действия работников с целями компании? Дело в том, что организация — это искусственная система, и она подчиняется общему закону функционирования таких систем: любая искусственная система самопроизвольно может только разрушаться. Поэтому их нельзя оставлять в «покое», а нужно постоянно «вмешиваться» и поддерживать их функционирование дополнительными усилиями. Система функций подразделений и работников тоже искусственная. Выше мы отмечали, что отнюдь не все сотрудники заинтересованы в их исполнении, поэтому постепенно функции начинают de facto упрощаться, ослабляться, сводиться к минимуму, а то и скрытно переформулироваться, и тогда рассогласование целей и действий в организации снова нарастает.

Можно утверждать, что главное назначение службы персонала — максимально согласовать цели и действия работников и подразделений с целями фирмы. А для этого нужно постоянно выявлять основные причины расхождений между ними и решать возникающие проблемы.

Для того, чтобы подкрепить исполнение работниками фирмы своих функций, можно использовать определенную систему мотивации. Подчеркнем, что речь идет именно о мотивации на исполнение функций. Это центральный пункт мотивации персонала организации. Логика здесь такая: поскольку организация есть целенаправленная система, цель — это необходимый признак любой организации, а на уровне подразделений и сотрудников цель выступает, прежде всего, как функция, то и мотивация должна быть направлена в первую очередь на исполнение этих функций, если мы умеем их грамотно определять.

Чем же мотивируется человек в организации? Опыт управления и наблюдение за деятельностью персонала подсказывают, что обычный работник в организации мотивируется двумя факторами:

1. Возможностью индивидуального роста в самых разных вариантах (по служебной лестнице, в оплате труда, признании своих личных достижений, неформальном статусе, профессиональном и личностном совершенствовании), и такая возможность должна быть создана в организации для всех, кто этого пожелает.

2. Взаимным сравнением, которое побуждает работника оценивать свое положение не столько само по себе, сколько в сравнении с положением других работников. Представьте себе какой-нибудь отдел, коллектив, где все сотрудники удовлетворены своим положением, но вот положение кого-то из них мы улучшаем — сразу после этого удовлетворенность остальных своим положением снижается, хотя мы его не меняли.

Таким образом, работник строит собственное поведение в организации, стремясь к своему росту и оглядываясь на положение других.

Иначе говоря, собственные потребности побуждают работника к инждивидуальным достижениям, а сравнение с достижениями других вызывает напряжение. Это напряжение может быть конструктивным, если организация открывает такие возможности для всех. Это напряжение становится деструктивным, если такие возможности в организации открыты для одних, но закрыты для других. Именно для создания конструктивного напряжения и здоровой состязательности внутри организации предназначена простая и надежная методика мотивирующей оценки персонала, которая детально изучается на семинаре.

Представляем вашему вниманию:

Семинар практикум «Практические методы определения служебных функций и мотивирующая оценка персонала»

Инна Владимировна, в соответствии с п. 2 ст. 15 Положения о порядке прохождения военной службы (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 16 сентября 1999 г. N 1237) военнослужащий, проходящий военную службу по контракту, может быть переведен к новому месту военной службы по служебной необходимости с назначением на равную воинскую должность.

Перевод данного военнослужащего к новому месту военной службы с назначением на равную воинскую должность производится без его согласия, за исключением следующих случаев: а) при невозможности прохождения военной службы в местности, куда он переводится, в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии; б) при невозможности проживания членов семьи военнослужащего (жена, муж, дети в возрасте до 18 лет, дети-учащиеся в возрасте до 23 лет, дети-инвалиды, а также иные лица, состоящие на иждивении военнослужащего и проживающие совместно с ним) в местности, куда он переводится, в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии; в) при необходимости постоянного ухода за проживающими отдельно отцом, матерью, родным братом, родной сестрой, дедушкой, бабушкой или усыновителем, не находящимися на полном государственном обеспечении и нуждающимися в соответствии с заключением органа государственной службы медико-социальной экспертизы по их месту жительства в постоянном постороннем уходе (помощи, надзоре).

В теории и практике возникает вопрос толкования словосочетания «служебная необходимость». В действующем законодательстве о порядке прохождения военной службы нет легального определения данного понятия.

Представляется, что перевод военнослужащих к новому месту службы в связи со служебной необходимостью:

— производится по инициативе командования;

— не требует волеизъявления (желания) военнослужащего;

— производится в интересах обеспечения военной безопасности и военной организации государства (пп. 9, 15, 16 Военной доктрины Российской Федерации, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 21 апреля 2000 г. N 706).

Таким образом, критерием служебной необходимости при переводе военнослужащих к новому месту службы является необходимость поддержания укомплектованности воинских частей и подразделений на требуемом уровне для выполнения возложенных задач в области обороны и обеспечения военной безопасности государства.

При этом, отвечая на вопрос: кто должен определять указанное выше основание для перемещения военнослужащих по службе, необходимо отметить, что указанные действия должны быть инициированы вышестоящим органом военного управления.

Подробнее см. в решениях Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации от 21 января 2005 г. N ВКПИ 04-111 и Определение Кассационной коллегии Верховного Суда Российской Федерации от 29 марта 2005 г. N КАС 05-69

ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РЕШЕНИЕ от 21 января 2005 г. N ВКПИ 04-111

Именем Российской Федерации

Военная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в составе:

председательствующего — судьи

Верховного Суда

Российской Федерации

генерал-лейтенанта юстиции Захарова Л.М.,

при секретаре

майоре юстиции Пилипчуке А.А.,

с участием старшего военного прокурора

отдела Главной военной прокуратуры

полковника юстиции Багателия В.И.,

представителя Президента

Российской Федерации Маркова Е.А., рассмотрев в открытом судебном заседании гражданское дело по заявлению Т. о признании незаконным и не действующим с момента издания пункт 2 статьи 15 Положения о порядке прохождения военной службы, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 16 сентября 1999 года N 1237 «Вопросы прохождения военной службы» (далее — Положение), в части, допускающей перевод военнослужащего, проходящего военную службу по контракту, к новому месту военной службы по служебной необходимости с назначением на равную воинскую должность без его согласия, установила:

Т. обратился в Верховный Суд Российской Федерации с названным выше требованием, полагая, что указанная норма Положения содержит в себе ограничение его права на свободу выбора места пребывания и жительства, что противоречит части 1 статьи 27 Конституции Российской Федерации и пункту 5 статьи 3 и статье 6 Федерального закона «О статусе военнослужащих».

В судебное заседание Т. не прибыл и просил рассмотреть дело в его отсутствие.

Заслушав объяснение представителя Президента Российской Федерации Маркова Е.А., возражавшего против удовлетворения требования заявителя, исследовав материалы дела и выслушав заключение прокурора, полагавшего признать требование заявителя необоснованным, Военная коллегия находит заявление Т. не подлежащим удовлетворению по следующим основаниям.

В соответствии с частью 1 статьи 27 Конституции Российской Федерации каждый, кто законно находится на территории Российской Федерации, имеет право свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Это право, согласно части 3 статьи 55 Конституции РФ, может быть ограничено в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Согласно Федеральному закону от 31 мая 1996 года N 61-ФЗ «Об обороне» в целях обороны создаются Вооруженные Силы Российской Федерации, которые комплектуются военнослужащими и лицами гражданского персонала.

Пунктом 2 статьи 1 Федерального закона от 27 мая 1998 года N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» определено, что военнослужащие обладают правами и свободами человека и гражданина с некоторыми ограничениями, установленными настоящим Федеральным законом, федеральными конституционными законами и федеральными законами.

Так, в соответствии со статьей 6 Закона о статусе военнослужащих право на свободу передвижения реализуется военнослужащими с учетом необходимости поддержания ими боевой готовности воинских частей и обеспечения своевременности прибытия к месту военной службы. Военнослужащие, проходящие военную службу по контракту, имеют право на изменение места военной службы, в том числе на перевод в другую местность, в соответствии с заключенными ими контрактами, с учетом условий прохождения военной службы, состояния здоровья военнослужащих и членов их семей (на основании заключения военно-врачебной комиссии) и по иным основаниям, устанавливаемым Положением о порядке прохождения военной службы.

Следовательно, определяя условия, при которых возможно изменение места военной службы, законодатель не ограничился перечислением таковых в самом Законе о статусе военнослужащих, а указал на допустимость возникновения таких оснований в случаях, предусмотренных Положением о порядке прохождения военной службы.

Одним из оснований изменения места военной службы, согласно пунктам 1 и 2 статьи 15 Положения, является перевод военнослужащего, проходящего военную службу по контракту, к новому месту военной службы по служебной необходимости с назначением на равную воинскую должность без его согласия, что в данном случае и имеет место с Т.

Указанное обстоятельство обусловлено необходимостью поддержания боевой готовности воинских частей и подразделений и не должно рассматриваться как нарушение конституционных прав военнослужащих, поскольку, как указано выше, именно Конституцией Российской Федерации (статья 55) предусмотрено такое ограничение прав и свобод человека и гражданина, при условии их соразмерности конституционно значимым целям, какими и являются оборона и безопасность Российской Федерации.

На основании изложенного и руководствуясь статьями 194 — 198 Гражданского процессуального кодекса РФ, Военная коллегия Верховного Суда Российской Федерации решила: в удовлетворении заявления Т. о признании незаконным и не действующим с момента издания пункта 2 статьи 15 Положения о порядке прохождения военной службы, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 16 сентября 1999 года N 1237 «Вопросы прохождения военной службы», в части, допускающей перевод военнослужащего, проходящего военную службу по контракту, к новому месту военной службы по служебной необходимости с назначением на равную воинскую должность без его согласия, — отказать.

Настоящее решение может быть обжаловано в Кассационную коллегию Верховного Суда Российской Федерации в течение 10 дней.

Судья Верховного Суда.

Российской Федерации.

Л.ЗАХАРОВ.

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *